مراقب المستندات (المملكة العربية السعودية)

نحن نبحث حاليًا عن مراقب مستندات للانضمام إلى فريقنا في المملكة العربية السعودية. بصفتك مراقبًا للمستندات، ستؤدي دورًا حيويًا في الحفاظ على وتنظيم وثائق الشركة وفقًا لمعايير الصناعة واللوائح. في هذا الدور، ستكون مسؤولًا عن عمليات وإجراءات التحكم في المستندات، وضمان أرشفة جميع الوثائق بشكل صحيح وتحديثها وسهولة الوصول إليها. ستعمل بشكل وثيق مع مختلف الإدارات لتنسيق تدفق المستندات وضمان التسليم في الوقت المناسب للمستندات. إن الانتباه القوي للتفاصيل، والمهارات التنظيمية، والقدرة على تحديد أولويات المهام أمر ضروري لهذا الدور. تلتزم شركة إيرام تالنت بتقديم حلول توظيف استثنائية وتقدم بيئة عمل ديناميكية وتعاونية. انضم إلى فريقنا وكن جزءًا من نجاحنا في ربط المحترفين ذوي الإمكانات العالية مع الشركات الرائدة في المملكة العربية السعودية وعبر مختلف الصناعات. إذا تم اختيارك، سيكون مكان العمل في المملكة العربية السعودية. المتطلبات يدير مراقبو المستندات ويشرفون على المستندات الخاصة بمجموعة من المشاريع. التأكد من إنشاء المستندات الصحيحة وتوقيعها، وأن جميع البيانات دقيقة وأن المستندات مخزنة ومحمية بشكل احتياطي. تنفيذ مهام تخزين المستندات التي تشمل مسح المستندات، ونسخها، وأرشفتها إلكترونيًا أو ورقيًا، وتنظيمها، وضمان حفظها وحمايتها. التعامل مع استرجاع المستندات حسب التوجيهات، والقدرة على استرجاع المستندات والبيانات بسرعة وكفاءة عند الحاجة. تعديل أو مراجعة المستندات مثل التحقق من التواقيع والتواريخ أو حتى صياغة وتحرير الجمل. تنفيذ وصيانة نظام أرشفة منسق وثابت؛ وضمان أن تكون جميع الأرشفة محدثة وفقًا لإجراءات QSE إن وُجدت. استخدام نظام إدارة المستندات ACONEX. تسجيل جميع المراسلات الواردة والصادرة، ومحاضر الاجتماعات، والرسومات، والمستندات الفنية المقدمة. الحفاظ على سجل لجميع الرسائل الواردة والصادرة، وختمها وتسجيلها قبل توزيعها على مدير المشروع وفقًا للتواصل في المشروع والتحكم في المستندات. المسؤولية عن استلام، وتوثيق، وتوزيع جميع المستندات الفنية والمساعدة في تنسيق ومراقبة الأنشطة الإدارية لتيسير وتسريع سير العمل. الحفاظ على جميع الملفات داخل قسم الأرشفة التنسيق مع الاستشاريين والمقاولين الآخرين لتسهيل تدفق المستندات وضمان إغلاق حالة المستندات. التنسيق مع مديري المشاريع المعنيين، والأمناء، والموظفين الآخرين لضمان دقة السجلات. إغلاق ناجح وتسليم الوثائق حسب ما يطلبه المدير المباشر. النسخ الاحتياطي الدوري المنتظم (نسخة إلكترونية) لمستندات المشروع. الحفاظ على جميع سجلات التتبع وضمان وضع علامة عليها عند أخذ ملف من المستند. المعرفة والمهارات والخبرة يجب أن تكون قادرًا على التواصل بثقة باللغة الإنجليزية كتابةً وتحدثًا. سجل أداء مثبت في تسليم مشاريع كبيرة متعددة الوظائف. معرفة متعمقة بأنظمة وإجراءات التحكم في المستندات. التصرف كمسؤول عن برامج التحكم في المستندات مثل Aconex. القدرة على التفكير متعدد الوظائف لمساعدة أعضاء فريق الضيافة. شخصية إيجابية ومرنة مع القدرة على العمل في بيئة ديناميكية. كفاءة احترافية في اللغة الإنجليزية (كتابةً وشفهيًا). المؤهلات دبلوم تعليم عالٍ أو ما يعادله في مجال ذي صلة. يُعد دبلوم الكلية أو درجة جامعية ميزة إضافية، ولكنها ليست مطلوبة إذا كانت الخبرة المهنية في المجال كافية. يشترط خبرة مهنية تزيد عن 3 سنوات في دور مراقب مستندات مماثل. الخبرة السابقة في مجالات الخدمات المعمارية أو الهندسية كمراقب مستندات تُعد ميزة إضافية. معرفة متعمقة ببرنامج Aconex