منسق عمليات الطاقم - المملكة العربية السعودية

الموقع: المملكة العربية السعودية نوع الوظيفة: دوام كامل يقدم منسق عمليات الطاقم الدعم اللوجستي والإداري لضمان النشر الفعال لفرق الطاقم في الفعاليات والمشاريع. ويشمل هذا الدور المساعدة في جدولة الطاقم، والتوثيق، وتنسيق النقل، وتتبع المخزون، والتواصل بين أصحاب المصلحة. ويُتوقع أن يكون المرشح المثالي منظمًا واستباقيًا، وقادرًا على العمل في بيئة سريعة الحركة وديناميكية، مع ضمان الدقة التشغيلية وجودة الخدمة. المسؤوليات الرئيسية: جدولة الطاقم والتنسيق · إدارة حجز الطاقم وجدولته للمشاريع المختلفة، مع ضمان التخصيص الأمثل بناءً على المهارات المطلوبة. · الحفاظ على أوراق اعتماد الطاقم وتحديثها، وضمان وصولهم بشكل صحيح إلى بوابات التشغيل الداخلية والخارجية. · مراجعة واعتماد كشوفات حضور وإنصراف الطاقم، مع التأكد من توافقها مع الجداول الزمنية ودقة كشوف المرتبات. · تسجيل دخول أعضاء الطاقم عند نقاط الاجتماع المحددة أو مواقع العمل لضمان الجاهزية والمساءلة. · العمل كحلقة وصل بين رئيس عمليات الطاقم ومديري عمليات الطاقم وأعضاء الطاقم لضمان الوضوح التشغيلي والانسجام. · تقديم الدعم للمكتب في الإمارات العربية المتحدة فيما يتعلق بعمليات الاعتماد والتوثيق والامتثال. الإدارة الإدارية للطاقم · إدارة الشؤون الإدارية للطاقم، بما في ذلك تنظيم وإجراء المقابلات مع أعضاء الطاقم الجدد. · التنسيق مع قسم الموارد البشرية لإصدار أدوات الطاقم ومعداتهم والزي الرسمي. · معالجة وثائق الطاقم وكشوفات الحضور والانصراف، وأداء مهام إدارية أخرى ذات صلة. · التواصل مع الموردين الخارجيين ومقدمي الخدمات لاستيفاء المتطلبات المتعلقة بالطاقم. الإشراف التشغيلي · ممارسة الحكم المستقل في التخطيط وتوزيع المهام وحل المشكلات. · الإشراف على المساعدين والسائقين وأعضاء الطاقم حسب الحاجة؛ والعمل كقائد وردية عند التكليف. · دعم التنسيق المشترك مع الإدارات الداخلية والعملاء والموردين. · مراقبة أداء الطاقم في الموقع، وضمان جودة الخدمة وحل المشكلات فور حدوثها. · إعداد ملخصات الورديات وتقارير الحوادث والتغذية الراجعة التشغيلية للإدارة. اللوجستيات والمخزون تنسيق اللوجستيات الخاصة بالفعاليات، بما في ذلك جدولة والإشراف على مشغلي النقل والمعدات (مثل سائقي الحافلات، ومشغلي الرافعات الشوكية ومنصات الرفع)، لضمان إعداد الفعاليات وتنفيذها بكفاءة. التعاون مع رئيس عمليات الطاقم ومدير عمليات الطاقم لإدارة الإمدادات من الزي الرسمي والمخزون، مع التأكد من توفر جميع الموارد وجاهزيتها للفعاليات. الإشراف على التحكم في المخزون من خلال الحفاظ على سجلات دقيقة والعمل كنقطة اتصال مركزية للوصول إلى العناصر المخزنة، وتعزيز إدارة المخزون بكفاءة وضمان المساءلة. دعم العملاء والخدمة ضمان تقديم خدمة باستمرار بمستوى عالٍ للعملاء، مع الحفاظ على الاحترافية والاستجابة في جميع الأوقات. الاستجابة الفورية للاستفسارات والشواغل من فريق إدارة الحسابات، وتصعيد القضايا عند الحاجة لضمان الحل السريع والفعال. القدرة على التكيف وحل المشكلات · تحديد التحديات التشغيلية أو المتعلقة بالعملاء وحلها بشكل استباقي. · التكيف بسرعة مع متطلبات المشروع المتغيرة والمواقف التي تتطلب سرعة في الإنجاز. · الحفاظ على الهدوء والتركيز تحت الضغط مع الحفاظ على التميز في الخدمة. المتطلبات المؤهلات: · درجة البكالوريوس في إدارة الأعمال، أو إدارة العمليات، أو مجال ذي صلة. · خبرة لا تقل عن 2–4 سنوات في تنسيق الطاقم، أو اللوجستيات، أو الفعاليات، أو العمليات. · خبرة في تخطيط الطاقم وجدولته والدعم الإداري. · يُفضل التعرف على أنظمة إدارة علاقات العملاء (CRM) وأدوات الجدولة الرقمية. المهارات الرئيسية: · قدرات قيادية وتنظيمية قوية · مهارات تواصل شفهية ومكتوبة ممتازة · إجادة استخدام برامج Microsoft Office (Word, Excel) وأنظمة إدارة علاقات العملاء (CRM) · تنظيم عالي مع الاهتمام بالتفاصيل · التفكير في حل المشكلات مع القدرة على اتخاذ قرارات سريعة · المرونة والقدرة على التكيف مع التغيرات في الأولويات · القدرة المثبتة على الحفاظ على الهدوء والتركيز على الحلول تحت الضغط · القدرة على العمل بشكل مستقل أو ضمن فريق