منسق إدارة الخدمات اللوجستية (السعودية)

تبحث شركة رائدة في مجال توظيف الكفاءات في المملكة العربية السعودية عن منسق إدارة خدمات لوجستية دقيق ومنظم للانضمام إلى فريق العمل لدينا في المملكة العربية السعودية. يُعنى منسق إدارة الخدمات اللوجستية بالإشراف على الجوانب الإدارية المتعلقة بالتنسيق اللوجستي والسفر. ويشمل ذلك التعامل مع التصاريح، وحجز سيارات الأجرة والإقامة في الفنادق، وتوفير الدعم اللوجستي للنقل والإقامة، وأنشطة التنسيق الأخرى داخل الشركة. يتطلب هذا الدور القدرة على التواصل الفعّال، والانتباه للتفاصيل، والقدرة على إنجاز المهام المختلفة المتعلقة بالدعم اللوجستي بكفاءة. المسؤوليات إدارة التصاريح: تنسيق وإدارة جميع التصاريح المطلوبة للسفر والنقل ودخول المواقع، مع ضمان الامتثال للوائح المحلية والدولية. تقديم الطلبات ومتابعة الموافقات الخاصة بالتصاريح اللازمة (مثل تصاريح النقل أو مواقع العمل أو التصاريح البيئية). تتبع والاحتفاظ بسجلات جميع التصاريح، وتاريخ انتهائها، ومواعيد تجديدها. التنسيق مع الجهات الحكومية والهيئات التنظيمية لضمان معالجة التصاريح بسلاسة. حجوزات سيارات الأجرة والنقل: تنظيم حجوزات سيارات الأجرة والنقل الجماعي والنقل الخاص للموظفين أو المقاولين أو الزوار، مع ضمان ترتيبات سفر في الوقت المناسب وبتكلفة فعالة. تنسيق جداول النقل للوصول والمغادرة والتنقلات الداخلية. إدارة الوثائق المتعلقة بالنقل، مثل الفواتير وإيصالات الدفع وتأكيدات الحجز. التأكد من أن جميع ترتيبات النقل تتماشى مع معايير السلامة وسياسات الشركة. حجوزات الفنادق والإقامة: ترتيب حجوزات الفنادق والإقامة للموظفين والمقاولين والعملاء بناءً على احتياجات السفر وتفضيلات الشركة. التفاوض مع الفنادق للحصول على أسعار مناسبة وضمان جودة عالية للإقامة. الاحتفاظ بسجلات حجوزات الإقامة، بما في ذلك التواريخ وأرقام الحجز والطلبات الخاصة (مثل احتياجات الوصول، أو الدخول المبكر، إلخ). التعامل مع أي مشكلات تتعلق بالإقامة، بما في ذلك تغيير الحجوزات أو إلغاؤها. تنسيق الأنشطة اللوجستية: العمل كنقطة اتصال للفرق الداخلية والمقاولين ومزودي الخدمات الخارجيين فيما يتعلق بالمهام اللوجستية والإدارية. تنسيق ونقل جداول السفر وزيارات المواقع والاجتماعات وغيرها من الأنشطة المرتبطة باللوجستيات. تنظيم وإدارة برامج السفر، بما في ذلك الرحلات الجوية والنقل والإقامة والتفاصيل اللوجستية الأخرى. صيانة وتحديث قواعد البيانات والوثائق المتعلقة بالعمليات اللوجستية. الدعم الإداري: تقديم الدعم الإداري العام لقسم الخدمات اللوجستية، بما في ذلك إعداد التقارير والحفاظ على الملفات وتنظيم الوثائق المتعلقة بالأنشطة اللوجستية. المساعدة في إعداد الميزانيات وتتبع النفقات المتعلقة بالخدمات اللوجستية، مثل تكاليف النقل والإقامة وتكاليف التصاريح. المساعدة في إعداد الوثائق المتعلقة بالسفر أو الخدمات اللوجستية، مثل تأكيدات الحجز وبرامج السفر والتقارير. دعم الفريق في المهام الإدارية الأخرى حسب الحاجة، بما في ذلك المراسلات والبريد الإلكتروني والتنسيق مع الأقسام الأخرى. تنسيق الموردين والمزودين: التنسيق مع الموردين الخارجيين ومزودي الخدمات والمقاولين (مثل خدمات سيارات الأجرة والفنادق وسلطات التصاريح) لترتيب الخدمات اللوجستية. الحفاظ على علاقات عمل إيجابية مع الموردين لضمان تقديم الخدمات في الوقت المناسب وبكفاءة. مراقبة أداء مزودي الخدمات والتأكد من التزامهم باتفاقيات مستوى الخدمة ومعايير الشركة. الامتثال والسلامة: التأكد من أن جميع الأنشطة اللوجستية، بما في ذلك التصاريح والنقل والإقامة، تتماشى مع سياسات الشركة والمتطلبات القانونية ولوائح الصحة والسلامة. مواكبة التشريعات ذات الصلة والتغيرات التنظيمية التي تؤثر على العمليات اللوجستية والتصاريح. معالجة أي مخاوف تتعلق بالسلامة تنشأ فيما يتعلق بالنقل أو الإقامة أو دخول المواقع. المتطلبات يُفضّل أن يكون لدى المتقدم درجة البكالوريوس أو ما يعادلها في إدارة الأعمال أو الخدمات اللوجستية أو مجال ذي صلة. خبرة لا تقل عن 3 سنوات في مجال الإدارة اللوجستية أو وظيفة مشابهة. خبرة في التعامل مع التصاريح والحجوزات والتنسيق اللوجستي في بيئة مؤسسية أو صناعية. مهارات تنظيمية ممتازة وقدرة على إدارة مهام متعددة. إجادة استخدام حزمة مايكروسوفت أوفيس (إكسل، وورد، بوربوينت، أوتلوك) وأي برامج لوجستية أو إدارة سفر ذات صلة. معرفة باللوائح المحلية والوطنية والدولية المتعلقة بالتصاريح والسفر أمر مرغوب فيه. مهارات تواصل قوية كتابةً وشفهيًا. القدرة على العمل بفعالية ضمن فريق أو بشكل مستقل. التركيز على التفاصيل مع الاهتمام بالدقة والكفاءة. المزايا الراتب ليس عائقًا، وتسعى الشركة للعثور على المرشح المناسب.