الأدوار والمسؤوليات • الإشراف على صيانة معدات المكتب مثل الحواسيب، الهواتف، الطابعات، والأدوات الأخرى، وبدء إجراءات الإصلاح أو الاستبدال عند الحاجة. • التنسيق مع الموردين الخارجيين لخدمات المكتب بما في ذلك الصيانة، المعدات، اللوازم، والأمن. الدعم الإداري والتقارير: • إعداد وحفظ التقارير المتعلقة بالمكتب، مثل استخدام لوازم المكتب، مشكلات الصيانة، والنفقات المتعلقة بالمرافق. • المساعدة في إعداد التقارير الشهرية والربع سنوية حول كفاءة المكتب، أداء الفريق، والاحتياجات التشغيلية. • الحفاظ على سجلات وملفات المكتب بطريقة منظمة، والتأكد من التعامل الآمن مع المعلومات السرية. • التنسيق مع الأقسام الأخرى لضمان معالجة الاحتياجات والطلبات التشغيلية بسرعة. إدارة الميزانية: • المساعدة في إدارة ميزانية المكتب، والتأكد من أن المصروفات ضمن الحدود المخصصة. • مراقبة المصروفات الخاصة بالمكتب المتعلقة باللوازم، المعدات، والخدمات، والسعي لتقليل التكاليف متى أمكن دون المساس بالجودة. الصحة، السلامة، وإجراءات الطوارئ: • الإشراف على بروتوكولات الصحة والسلامة في المكتب، والتأكد من تدريب جميع الموظفين على إجراءات الطوارئ، تدريبات الإخلاء، والإسعافات الأولية. • العمل كنقطة اتصال في حالات الطوارئ، والتنسيق مع الأقسام الأخرى أو الخدمات الخارجية عند الضرورة. • ضمان الامتثال للوائح المحلية المتعلقة بالصحة والسلامة في مكان العمل. علاقات الموظفين والدعم: • العمل كوسيط بين موظفي المكتب والإدارة، ومعالجة أي مخاوف أو احتياجات للموظفين. • تنظيم فعاليات المكتب، أنشطة بناء الفريق، ومبادرات أخرى لتعزيز ثقافة عمل إيجابية ومنتجة. • التأكد من أن المكتب بيئة مريحة، مرحبة، وداعمة للموظفين، ومعالجة أي مشكلات قد تؤثر على الروح المعنوية أو الإنتاجية. المؤهلات: • فقط مرشحون سعوديون ذكور. • درجة البكالوريوس في إدارة الأعمال، إدارة المكاتب، أو مجال ذو صلة (أو خبرة مكافئة). • خبرة لا تقل عن 5 سنوات في إدارة المكاتب أو دور متعلق، مع سجل حافل في إدارة عمليات المكتب والفرق. • مهارات تنظيمية، قيادية، واتصالية قوية. • القدرة على التعامل مع مهام متعددة في آن واحد، وأولوية الفعالية، والعمل تحت الضغط. • إتقان حزمة مايكروسوفت أوفيس (Word، Excel، Outlook) أو برامج مكتبية مشابهة. • معرفة بأفضل ممارسات إدارة المكاتب، والاطلاع على بروتوكولات أمن وسلامة المكاتب. • مهارات تواصل ممتازة، والقدرة على العمل التعاوني مع مختلف الفرق. • مهارات حل المشكلات وحل النزاعات. ظروف العمل: • وظيفة دوام كامل، من الأحد إلى الخميس، من الساعة 8:30 صباحًا إلى 5:30 مساءً. • قد يتطلب العمل لساعات إضافية بشكل عرضي، خاصة أثناء المهام ذات الأولوية العالية أو المشكلات التشغيلية.